Оценка 360 градусов: что делать с отчетом
Друзья, в предыдущей статье, посвященной обратной связи 360 градусов, мы с вами выяснили шесть наиболее распространенных способов применения технологии, а также ответили на самые общие вопросы о ней. Сегодня пришла пора продолжить наш разговор о развитии сотрудников и переключиться на более практическую плоскость. В этот раз мы поговорим о том, как проводятся опросы 360, поделимся с вами типовым планом проведения проекта и расскажем, как использовать полученные данные. Приступим!
Этапы проведения
Итак, давайте посмотрим, как выглядит реализация типового проекта обратной связи 360. Мы делимся с вами стандартным планом его проведения, который сами регулярно реализуем на практике. Состоит он из пяти этапов:
1.Сбор информации об участниках опроса.
Первый этап, результатом которого является подготовка списков оцениваемых и оценщиков. Готовясь к проведению опроса, мы определяем участников и респондентов, собираем о них необходимые данные, формируем списки.
2.Согласование коммуникаций, настройка шкал опроса, вопросов.
Второй этап — это согласование всего процесса обратной связи. Нам необходимо определить все практические детали до старта опроса: кто администрирует опрос и отправляет письма, что в них написано, что лежит в основе опроса (компетенции/ценности/что-либо иное). В результате, мы получаем полностью согласованный процесс с определенными шкалами оценки, структурой коммуникаций и так далее.
3. Настройка и проверка опроса.
Этот этап — простой и сложный разом. В него входит настройка опроса, если вы пользуетесь специальной онлайн-платформой для его проведения. Он посвящен технической стороне предприятия, ведь нам нужно быть заранее уверенными, что все пройдет без ошибок, перебоев и нареканий. Проблемы с технической стороной могут понизить мотивацию участников или вовсе сорвать проведение всего мероприятия.
4.Участники и их респонденты проходят опрос.
В этот момент происходит проверка действий: мониторинг заполнения опроса и отправка напоминаний тем, кто не завершил, ответы на вопросы участников, сбор обратной связи для улучшения процесса проведения опроса и так далее. Мы рекомендуем ориентироваться на цифру в 80% ответов — это отсечка, которая позволяет понять, что у вас достаточно данных для анализа. При этом важно заполнение самооценки и обратная связь от непосредственного руководителя. Если ответов будет мало для полных анонимных отчетов, то возможно продление сроков сбора ответов.
5.Генерация и отсылка отчетов.
На данном этапе участникам отправляются автоматизированные индивидуальные отчеты. Они могут быть дополнены сопутствующими проектами, пояснениями о том, как их читать. Например, вы можете подготовить для участников руководства по развитию компетенций, которые помогут им в дальнейшем развитии. Человек открывает отчет и видит: ему необходимо развить такую-то компетенцию. У него резонно возникает вопрос: как это сделать? Для ответа на него и нужно руководство. Участник сможет заглянуть в него и сразу же понять свои дальнейшие действия. Синхронно с этим этапом можно также организовать коучинг, чтобы сопроводить участников на этапе изменений, сформировать для них индивидуальные планы развития. Индивидуальные отчеты могут дополняться групповыми.
Давайте суммируем получившийся результат в таблице и добавим к каждому из этапов сроки проведения:
Цифры, которые вы видите — это сроки с запасом. Конечно, в нашей практике был опрос, который удалось провести за 12 дней. Но в компании была заранее согласована коммуникация и отработан процесс обратной связи, что сэкономило сроки. В стандартных условиях мы рекомендуем придерживаться более свободных сроков из таблицы. Они дают право на задержки, которые могут возникнуть по причине сильной загрузки участников опроса, отпусков или больничныхи непредвиденные ситуации. На практике самым непредсказуемым пунктом оказывается само прохождение опроса участниками. Их скорость зависит от корпоративной культуры, индивидуальной скорости и планирования, наличия у них достаточного количества свободного времени, понимания ценности обратной связи. Из-за этого предсказать реальную продолжительность четвертого этапа оказывается сложно.
Это, тем не менее, не значит, что его нельзя ускорить. Чтобы сроки становились более динамичными, а у людей оставалось достаточно времени на обратную связь, вы можете понаблюдать за участниками опроса: скольким людям он в среднем дает обратную связь? По каким критериям? Мы рекомендуем добавлять в опрос 6-9 компетенций для обратной связи на одного человека и два-три открытых вопроса (в духе: что получается, что можно улучшить, что начать делать). При этом если одному участнику нужно заполнить 10-15 анкет, то ему нужно больше времени, чем тому, у кого всего 1-3 анкеты. Основная идея кроется в соблюдении баланса между адекватной скоростью продвижения и качеством обратной связи. Вы не хотите сделать процесс слишком медленным, но не хотите и смешения обратной связи, когда она заполняется второпях или для галочки. Люди не должны уставать и у них должно быть достаточно времени.
Результаты обратной связи
Теперь поговорим о том, какую пользу можно извлечь из результатов обратной связи. Прежде всего, установим то, какие данные мы получаем по результатам опроса:
1. Числовые ответы на вопросы по компетенциям/ценностям
2. Текстовые ответы на открытые вопросы — не меняем, но сохраняем анонимность
3. Текстовые комментарии к ответам на вопросы — например, прокомментируйте свой ответ на компетенцию “инновационность”. Этот пункт является опциональным, так как удлиняет время проведения опроса).
4. Информация об участнике (подразделение, должность) — позволяет формировать групповые отчеты по подразделениям, а внешнему коучу лучше понять рабочий контекст.
Как использовать результаты?
Итак, мы с вами видим массив данных, полученных в результате опроса. Давайте коротко остановимся на том, как именно они применяются. Для простоты мы вычеркнем четвертый пункт с информацией об участнике и объединим второй и третий. Как вы увидите далее, это полностью обосновано областью их применения.
1.Числовые ответы на вопросы о компетенциях/ценностях
На основе этих данных вы можете построить сводные таблицы, графики, сравнить самооценку с обратной связью от участников, другими категориями. Сравнить компетенции и ответы разных категорий участников. Например, различия между оценкой руководителя и сотрудниками из того же отдела. По итогам анализа вы можете создать индивидуальные и групповые отчеты по подразделениям: первые — для индивидуального развития, вторые — для понимания того, какие программы обучения подобрать, что усилить и т. д.
2. Текстовые ответы на открытые вопросы и комментарии
Текстовые ответы дополняют обратную связь примерами и конкретикой. Это полезно, например, при коучинговой беседе. Принципиально важно не редактировать ответы на вопросы. Например, если многие респонденты пропустили ответ на открытый вопрос — это повод задуматься о том, по какой причине. Благодаря этим категориям, вы можете дополнить сухие числа живой бизнес-реальностью: человеку станет понятнее, в каком направлении нужно развиваться, какие слабые стороны «подтянуть».
Хороший отчет по оценке 360 градусов
Итак, мы с вами понимаем содержание отчета. Но как должен быть организован хороший отчет? На этот счет у нас также есть несколько практических рекомендаций.
Прежде всего, результаты должны быть представлены наглядно и красиво. Основная идея отчета — использовать разные способы их представления: от графиков и диаграмм до таблиц и текста. Люди воспринимают информацию по-разному и наша задача состоит в том, чтобы максимально расширить способы восприятия информации для её лучшего усвоения.
Конечно, в отчете должно быть обязательное разъяснение о том, как его читать. Можно добавить в отчет отдельный раздел, провести вебинар. Для того, чтобы еще больше упростить понимание, мы рекомендуем логично выстраивать его блоки. В идеале, они должны быть напрямую связаны и вытекать друг из друга.
Мы также рекомендуем пользоваться возможностью для демонстрации динамики участников. Например, проводить опрос до и после программы обучения. Это позволит участникам увидеть, как их результаты изменились, какие компетенции удалось развить, а какие еще нужно развивать в будущем. В отчете можно добавить указания на динамику результатов, показать, как изменились компетенции по результатам обратной связи.
Хороший отчет — это возможность для человека увидеть данные и проанализировать их с разных сторон. Чтобы усилить его, мы рекомендуем добавлять в конец отчета краткий и понятный план развития. Заземлите результаты, давая доступ к ним и сотруднику, и его руководителю, чтобы они могли в любой момент обращаться к ним в ходе индивидуального развития.
Пример отчета об оценке 360 градусов можно скачать здесь. Другие варианты отчетов мы можем предоставить по вашему запросу.
Отчета недостаточно, нужно поговорить
Увы, даже самый подробный и проработанный отчет теряет в своей эффективности без сопутствующей беседы. Вам нужно либо помочь сотруднику провести своеобразный внутренний диалог, убедиться, что он выделит время на саморефлексию, либо создать условия для реального диалога. Здесь все зависит от вашей компании. Кто занимается развитием сотрудников? В зависимости от ответа на этот вопрос, беседу должен проводить руководитель/HR-специалист/коуч и так далее. Для того, чтобы такой диалог прошел успешно, необходимо учитывать несколько условий: а) научить тех, кто дает обратную связь, делать выводы из отчета и понимать его; б) проводить диалог на равных; в) в ходе диалога дать сотруднику возможность говорить 80% от всего времени; г) обсуждать не оценки, а рабочие ситуации. И, конечно, помочь сотруднику сформулировать выводы, наметить решение существующих проблем и дальнейшие планы. Результатом такого диалога станет наша главная цель: у сотрудника усилиться мотивация развиваться и он будет знать, как именно это делать.
Итоги
Мы с вами во всеоружии! Отчеты обратной связи 360 градусов перестали быть для нас таинственным островом на горизонте, мы можем понимать и применять их на практике. Совсем скоро мы вернемся к вам с новыми материалами, которые будут посвящены практическим тонкостям применения технологии. Надеемся, вам было интересно! Больше об оценке 360 градусов можно узнать из других наших статей и вебинаров.